Aqtion maakt 't

Het begin... inventariseren

Begin juni zijn wij officieel gestart. De projectgroep is geformeerd, bestaande uit de projectleider, de webredacteuren en communicatieadviseurs van beide gemeenten. Vanuit Aqtion zijn de projectleider / communicatieadviseur, de ontwerper en de technisch consultant in eerste instantie betrokken.

Wekelijks (en soms zelfs vaker) staat een inventarisatiesessie gepland. Hierbij hebben wij het plan van eisen opgesteld en besproken en uitgewerkt naar een concreter niveau. De menustructuur en de eerste schermen zijn ontwikkeld.

Tegelijkertijd presenteerde een stagiaire, Brenda Klok, haar afstudeeronderzoek over de gemeentelijke websites. Zij heeft onderzocht wat de inwoners van beide gemeenten momenteel van de websites vinden, en wat er kan worden verbeterd. Deze punten hebben wij doorgenomen en zijn doorgevoerd in het ontwerp.

We wilden graag in een vroeg stadium al een testpanel – bestaande uit inwoners van de gemeenten – betrekken bij de ontwikkeling van de nieuwe websites. Daarom is een testpanel samengesteld, bestaande uit inwoners van beide gemeenten.

In augustus 2010 is het testpanel voor het eerst bijeen gekomen. Wij hadden de menustructuur op dat moment al vastgesteld, maar wij wilden testen in hoeverre dit ook een goede indeling is voor de burgers van de gemeente. In plaats van ze een kant-en-klare structuur voor te leggen, hebben we alleen de hoofdstructuur laten zien. De testpanelleden hebben de verschillende onderdelen onder de hoofdstructuur moeten ordenen. Op deze manier konden wij toetsen in hoeverre de structuur zoals we deze zelf hadden bedacht, ook logisch was voor de burger.

Daarnaast hebben we het testpanel nog een aantal andere opdrachten laten uitvoeren. Zij kregen bijvoorbeeld de opdracht om op verschillende gemeentelijke websites bepaalde producten te bestellen. Wij hebben geobserveerd in welke gevallen het zoek- en bestelproces makkelijk of juist moeilijk ging. Zo konden we het eigen bestelproces verder inrichten en optimaliseren. Ook hebben de testpanelleden opgenoemd welke informatie zij verwachten op de website van de gemeente.

Tenslotte hebben de testpanelleden de eerste schermen beoordeeld aan de hand van een aantal concrete situaties (Bijvoorbeeld: Stel dat uw rijbewijs moet worden verlengd. Waar zoekt u deze informatie?)

Op basis van de resultaten van deze sessie, zijn de concepten en de structuur van de website verder bijgesteld.

Nu de structuur bekend is, kunnen de webredacteuren starten met het verzamelen van informatie en met het schrijven van teksten. We hebben een schrijfwijzer opgesteld, zodat de drie ‘schrijvers’ de teksten allemaal op eenduidige manier schrijven. Alle informatie is nadat het is geschreven, eerst voorgelegd aan inhoudelijk deskundigen.

Begin september 2010 hebben we – met dank aan de input van de testpanelleden – de vormgevingsconcepten definitief. Het projectteam met developers is geformeerd, bestaande uit junior en senior developers, met ieder hun eigen specialisme (webrichtlijnen, architectuur, koppelingen (DigiD, Ogone, Overheid.nl, IPM4, etc).

Start ontwikkeling

Omdat de gemeentelijke websites volledig aan de webrichtlijnen zullen voldoen, zijn wij gestart met de ontwikkeling van een aangepaste editor, een zogenaamde WYSIWYM (What you see is what you mean). Dankzij deze editor is het voor webredacteuren (bijna) niet meer mogelijk om foutieve code te genereren, die niet voldoet aan de webrichtlijnen.

Naast de ontwikkelingen aan ons CMS (PageFlow 3.5), waren andere ontwikkelaars druk bezig om de vormgevingsconcepten om te zetten naar html. Om alvast te toetsen in hoeverre alle bedachte ideeën ook daadwerkelijk goed uitkwamen op scherm, is het testpanel begin oktober nog een keer bijeen gekomen. De waardevolle toevoegingen van de testpanelleden zijn weer meegenomen bij de verdere ontwikkeling.

Daarnaast zijn de ontwikkelaars begonnen met de ontwikkeling en implementatie van de verschillende modules en formulieren. Bijvoorbeeld de bekendmakingen, het digitaal loket, de verschillende e-formulieren, de implementatie van DigiD, de implementatie van de betaalmodule, etc.

Om ervoor te zorgen dat alle projectgroepleden, zowel van de gemeenten als van ons, altijd op de hoogte waren van de actuele status, werken we met een actielijst in Google Docs. Hierdoor zagen we altijd meteen openstaande actiepunten en konden we deze direct oppakken. Ook zaken die wijzelf signaleerden, hebben we in de lijst gezet. We hadden zo minder communicatie via de mail en ook bij afwezigheid hadden alle projectgroepleden een overzicht van de laatste status.

Doorontwikkelen, maar ook: vullen, vullen, vullen!

Vanaf begin januari, net nadat wij waren verhuisd van de Stationsweg naar het Stationsplein, hadden wij het CMS voldoende ontwikkeld en doorgetest in verschillende situaties. De webredacteuren van de gemeenten konden toen starten met het vullen van de websites met content. Dat kwam goed uit, want de meeste content was inmiddels geschreven of herschreven.

Nog niet alle paginatypes waren helemaal gereed. In overleg hebben we bepaald welke pagina’s eerst zouden worden gevuld. Dat werden alle productpagina’s in het digitaal loket, en alle ‘algemene’ vervolgpagina’s. De webredacteuren gingen druk aan de slag met het vullen. Ondertussen konden wij verder met de ontwikkeling van de andere paginatypes en modules.

De maanden januari en februari zijn wij druk bezig geweest met de (door)ontwikkeling en met het testen en bijstellen van de verschillende onderdelen. Inmiddels hebben we afgesproken dat we begin april 2011 de nieuwe websites zouden lanceren.

Testen en vullen

Voordat we konden lanceren, hebben we het testpanel nog een keer bij elkaar geroepen. We hebben hen dezelfde opdrachten als in de allereerste sessie gegeven, maar dan met de nieuwe – in plaats van de oude – websites. Gebruiksvriendelijkheid was een van onze speerpunten, maar zijn we daarin voldoende geslaagd? Altijd een spannend moment. Gelukkig waren de testpanelleden ontzettend enthousiast over het eindresultaat. Zij zagen concreet hun ideeën en verbeterpunten terugkomen.

We waren ondertussen ook druk bezig om de puntjes op de i te zetten, voor wat betreft de webrichtlijnen. Omdat we het in één keer goed wilden doen, hebben wij de expertise van een webrichtlijnenexpert inschakeld.

Daarnaast hebben we de websites grondig doorgetest. Er zijn vijf programmeurs druk bezig geweest met de doorontwikkeling, zoals het verder verbeteren van de URL-rewriting (een URL eindigt nu niet meer op .html of .aspx) en het doorvoeren van de zaken die de testpanelleden hebben aangegeven. Op een vrijdagavond zijn we met pizza bij elkaar gaan zitten, om de website nog eens kritisch onder de loep te nemen. De actiepunten die we hebben geconstateerd, hebben we weer in Google Docs gezet, zodat deze voor iedereen toegankelijk waren.

Ook werden de verschillende koppelingen met andere leveranciers getest, zodat deze konden worden omgezet van de testomgeving naar de productieomgeving.

In de week voorafgaand aan de lancering, waren we druk met de laatste loodjes. De webredacteuren legden de laatste hand aan het vullen. Nu het allemaal zo dichtbij kwam, was het toch wel weer spannend. In het weekend werd er daarom ook nog doorgewerkt, maar op maandagavond werden om 22 uur zonder pardon het pand uitgezet. Het was nu echt helemaal af!

De lancering!

Dinsdagochtend zaten we vroeg (en licht gespannen) op kantoor. Nu konden we niets meer doen. Om 12.00 uur hebben beide burgemeesters gelijktijdig de nieuwe websites gelanceerd. Zelf waren wij verspreid over drie locaties: Sellingen, Stadskanaal en Groningen. De lancering verliep zeer feestelijk. Achteraf kregen wij een hoop positieve reacties via allerlei kanalen:

Enkele reacties via Twitter op 19 en 20 april:
--- @Hermen_ zag je filmpje over lancering website stadskanaal, website ziet er goed uit
--- wat een leuke dag gisteren, lekker gewerkt, leuke presentatie nieuwe website gemeente Vlagtwedde en veel oude bekenden gezien, leuk, leuk!
--- uitstraling nieuwe website is goed!